Cinco años revisando proyectos, requerimientos de subsanación y resoluciones negativas nos han

enseñado algo incómodo: casi nunca es la idea lo que hace caer un proyecto. Son los detalles que nadie ve hasta que ya es tarde.

 

 

Estos meses cumplimos cinco años en Todo en Común. Cinco años acompañando a asociaciones, y fundaciones con estructuras de todos los tamaños en esa carrera de fondo que es solicitar, ejecutar y justificar una subvención. En este tiempo hemos estudiado numerosos casos de entidades que llegan a nuestro equipo porque les han denegado convocatorias y no saben el porqué, hemos preparado subsanaciones a contrarreloj y hemos revisado justificaciones de proyectos excelentes que acabaron perdiendo financiación por motivos que, vistos desde fuera, parecen menores.

 

Pero, esos errores realmente no son menores. En la gestión de convocatorias públicas, menos visible también se puntúa y evalúa. No lo son. Existe una idea muy extendida: que lo difícil es conseguir la subvención y que, una vez concedida, el resto es puro trámite. La realidad es que una subvención puede perderse en tres momentos: en el proceso de la solicitud; durante la ejecución y en la justificación. Por eso, en estos meses de aniversario, queremos compartir lo que más hemos aprendido: los cinco errores silenciosos que con más frecuencia vemos a lo largo de todo ese recorrido.

 

 

 

Es el error más frecuente y que más daño puede hacer a una entidad, aparece a lo largo de la ejecución y, si no se realiza un buen seguimiento, no se descubre hasta el momento de la justificación.

Una convocatoria no tiene una sola fecha, tiene varias: el periodo de ejecución del proyecto, la fecha de emisión de las facturas, la fecha en que efectivamente se pagan y el plazo de justificación. Por regla general, solo se considera gasto subvencionable el que se realiza dentro del plazo que marcan las bases y, como regla general, el que está efectivamente pagado antes de que termine el periodo de justificación.

 

En la práctica, nos hemos encontrado pagos fuera de plazo, facturas emitidas antes o después del periodo de ejecución o gastos de seguro que no se tienen en cuenta los periodos de cobertura. Cada uno de esos gastos, aunque sea real y necesario, puede acabar fuera si no se gestiona correctamente.

Para evitar que esto pase, recomendamos antes de empezar construir un cronograma con las fechas clave y compartirlo con los equipos de contabilidad y leer con lupa qué dicen las bases sobre los gastos.

 

 

 

La memoria técnica cuenta qué se va a hacer; el presupuesto dice cuánto cuesta. El problema aparece cuando aparecen descritos sin coherencia entre sí. En ocasiones porque no se explican bien los gastos en los apartados disponibles para ello o simplemente, porque se presentan presupuestos desmesurados para el tipo de proyecto que se va a hacer. Por lo que, tan importante es describir cada euro que se vaya a solicitar, como presentar presupuestos realistas relacionados con las actividades y el impacto esperado.

 

El personal técnico que evalúa lee ambos documentos a la vez. Si se presupuesta una cantidad en material fungible y no hay descripción de actividades o talleres que lo requieran, esa partida pierde credibilidad. Si se indica una figura específica, pero la memoria no explica qué hace esa persona, la evaluación lo penaliza. Si se solicita una gran cantidad económica para un proyecto con poca actividad en su ejecución, puede que sea denegado. Cada euro necesita una actividad que lo explique y cada actividad necesita recursos coherentes y realistas.

Para que esto no ocurra, se puede emplear una matriz de trazabilidad sencilla: actividad, recursos que necesita, partida presupuestaria e indicador que lo demostrará.

 

 

 

Cuando dos proyectos tienen una calidad técnica parecida, lo que decide es la letra pequeña de los criterios de valoración. Y ahí muchas entidades pierden puntos que podrían tener ganados.

 

Hablamos del plan de igualdad, el plan de voluntariado, las medidas de accesibilidad, el protocolo frente al acoso, la política de protección de la infancia y la adolescencia o los compromisos de responsabilidad social. Muchas entidades los tienen, pero no los adjuntan. Otras los tienen caducados, sin aprobar formalmente por su órgano de gobierno o redactados de forma tan genérica que no acreditan nada. El resultado es el mismo: el punto no se concede.

 

Para garantizar el éxito, se debe revisar en varios puntos del año todos los documentos de la entidad, tener una carpeta específica y revisar antes de las convocatorias. Además de revisar bien la baremación criterio a criterio y comprobar qué documento acredita cada punto.

 

 

 

Comprometer un porcentaje de fondos propios es habitual y, en muchos casos, obligatorio o nos da más puntos para la concesión. El error está en hacerlo sin preguntarse de dónde va a salir ese dinero ni cuándo.

En estos casos, es importante recordar que muchas subvenciones no se cobran por adelantado, o solo una parte, y en este caso la entidad tiene que adelantar el gasto. También que, si al final no se justifica el presupuesto total, incluida la parte cofinanciada, la administración puede reducir la ayuda o pedir el reintegro proporcional. La cofinanciación no es una cifra para cuadrar la solicitud; es un compromiso que se revisa.

Se debe elaborar un plan de tesorería que incluya los cobros y gastos previstos, sin comprometer fondos que no existen. Comprobando siempre las bases de las convocatorias y teniendo en cuenta sus exigencias.

 

 

 

Ningún proyecto social se ejecuta exactamente cómo se escribió, puede cambiar el equipo, un recurso se retira, una actividad presencial tiene que hacerse en otro formato, no participan las personas que esperábamos o el calendario se retrasa. Adaptarse forma parte del proceso de ejecución y con un buen seguimiento, no hay margen de error. El error está en hacerlo por cuenta propia, como si la resolución de concesión fuera un borrador.

Lo que se aprueba es un proyecto concreto con sus actividades, calendario, el presupuesto por partidas y el número de personas participantes. Si en la justificación aparece algo distinto sin que se haya comunicado ni autorizado, la administración puede no aceptar la justificación, reducir la ayuda o pedir su reintegro. Lo vemos a menudo con el dinero que se mueve de una partida a otra, porque las bases suelen permitir cierto margen entre conceptos, pero en muchas ocasiones hace falta autorización previa.

Y lo vemos también con actividades que se sustituyen por otras “equivalentes” que nadie ha aprobado.

 

Recomendamos revisar en las bases qué cambios se pueden hacer, cuáles hay que comunicar, cuáles necesitan autorización previa y en qué plazo. Ante cualquier desviación o duda que pueda surgir, solicita el permiso por escrito, explicando el motivo y cómo se mantienen los objetivos del proyecto; y guarda siempre la respuesta.

 

 

Tener una buena idea o un buen proyecto, no hace que se obtenga la subvención. Se ganan con buenas ideas bien sostenidas por una gestión cuidadosa, ordenada y anticipada. La buena noticia es que ninguno de estos cinco errores requiere grandes recursos para evitarse: requiere método, tiempo y una mirada que no dé nada por supuesto.

 

Detrás de cada expediente hay personas y proyectos que merecen llegar a su destino. Y eso es lo que desde Todo en Común llevamos cuidando estos cinco años, la finalidad de los proyectos y compartiendo el proceso junto al equipo que los ejecuta, facilitando su gestión desde nuestro acompañamiento.

 

 

María Ardid es la fundadora y CEO de Todo en Común-Consultoría Social, desde donde acompaña a entidades sin ánimo de lucro en la gestión, coordinación y desarrollo de proyectos sociales, formativos, sostenibles y coeducativos.